El costo de procrastinar las reparaciones y el mantenimiento

Por Richard Widman

Unos días atrás un amigo me comentó que por fin había hecho una tarea que iba postergando más de 5 años, y que el chiste o curioso era que solo tardó 15 minutos en hacerlo. Todos nosotros, sea en el trabajo o la casa, tenemos tareas de mantenimiento que vamos postergando con diferentes excusas (por no sentirnos mal, las llamamos “razones”).

Este es el Boletín #234, publicado el 1 de julio 2023, de nuestro programa de Boletines Informativos mensuales. Todos los boletines están disponibles en formato pdf en https://www.widman.biz

Lo típico

Todo lo que tenemos en la casa o el trabajo va deteriorando a diario. A veces el proceso es lento, pero seguro. Algunas veces no notamos las deterioraciones por acostumbramos a eso como “normal” porque no varía mucho desde el día anterior. Teníamos, donde vivía hace muchos años, un dicho en auditoria de restaurantes que: “El que vive en una pocilga puede limpiarlo y tener una pocilga limpia, pero para el nuevo que entra, todavía verá una pocilga.” Hay que salir, ver otras plantas, casas, barrios, o lo que sea, y volver a mirar el tuyo con diferentes ojos.

Unas semanas atrás estaba charlando con el dueño de un local sobre su problema de encontrar electricistas, plomeros, o gente en general para hacer mantenimiento de su local. Después de oír su lista de cosas que necesitaban arreglos, le pregunté si el arreglo de la puerta del baño de hombres estaba en su lista. Me preguntó: “Qué tiene la puerta?” Le conté que salía de su marco y estaba con herrumbre. Él estaba tan acostumbrado a ese estado y no se dio cuenta.

El árbol

Unos días atrás mientras me alojaba en la casa de mi hija, decidí cortar las ramas muertas de sus árboles. Me dijo gracias, que estaba en la lista desde el año pasado, pero no tenía tiempo. Tiene la motosierra y las escaleras para hacerlo, y aunque trabaja cinco días de la semana, tiene tiempo para cines y salidas a todas partes. Dos horas más tarde le dejé un montón para prestarse una camioneta y llevar el fin de semana a desecharlo.

Cosas chicas

No siempre son proyectos de horas o días, pero toleramos por flojera o algo (ahora usamos mucho el término de procrastinación). Mi hija había contratado una empresa para sacar una pared y agrandar un cuarto en la casa varios meses atrás, y le pregunté por qué uno de los enchufes sobre el mesón estaba chueco. Me contestó que así lo colocaron. Fui al cuarto a sacar la tapa. Aflojé dos tornillos, enderecé el enchufe, apreté los tornillos, y coloqué la tapa. Un proyecto de 5 minutos si incluimos la búsqueda del destornillador. Más fácil y rápido era arreglar el problema que hablar de ello.

Proyectos grandes

No siempre son cosas pequeñas que postergamos. No puedo contar el número de plantas que vi donde necesitaban limpiar los equipos, techos, o paredes en auditorias de plantas alimenticias al correr los años. Y casi siempre la respuesta es que está programado para una parada de planta, o un mes que les “sobra” tiempo o dinero para hacer la limpieza, la pintura, o lo que sea. Hay proyectos que requieren una parada, pero la mayoría del mantenimiento es a diario. La limpieza, la apretada de pernos sueltos, la supervisión, la consciencia. Unos minutos al día frecuentemente son más productivos que un día a fin de mes.

En la auditoria de una planta láctea en los EE.UU., encontré condiciones terribles de falta de limpieza que podría afectar la sanidad de los productos y seguramente le acarrearía problemas legales y otros a futuro. El gerente decía que estaba buscando tiempo para programarlo. Le di 30 días, y cuando volví, solo había limpiado los 4 metros alrededor del área donde producían los productos para nuestra empresa. Perdió el contrato de más de un millón de dólares americanos al año.

Proyectos sin urgencia

Hay proyectos donde la fecha no importa, como un hobby, o algo así. Cuando compré un Renault Dauphine para restaurar, no había urgencia. Estaba restaurando otro auto, y tenía otros para manejar. En mi tiempo libre atacaba áreas pequeñas, desarmando una rueda o dos un día, otros cuando podía, lijando o pintando poco a poco, postergando sacar el motor, como si fuera un proyecto que requería un día, una grúa, etc. Llegó el momento que solo faltaba eso, y solo tenía dos horas libres. Decidí hacer lo que podía, sin esperanzas de terminar en ese periodo de la mañana. En 30 minutos tenía el motor listo para sacar los últimos 4 pernos, que ya estaban sueltos. Llamé a alguien para que me ayude con lo que podíamos encontrar, y levantamos el motor entre los dos, utilizando la rama de un árbol y un pedazo de manguera de riego en lugar de la grúa. A veces los obstáculos no son lo que parecen y la decisión de hacerlo nos hace tener iniciativas que antes no hubiéramos imaginado.

Programación

La única manera de cumplir con las tareas regulares es programarlas. Un calendario o agenda, preferible en la pared a la vista, y la costumbre de revisarlo diariamente, combinado con la determinación de hacerlo, aunque no tenga ganas ese día es la forma más garantizada de evitar problemas. A eso hay que adicionar inspecciones generales para evitar los problemas que vemos en el boletín 227.

Este calendario debe ser bastante flexible que puede ser modificado cuando se mejora un insumo o aprende algo nuevo.

Tal vez ahora están utilizando un aceite mineral en su compresor y cambian aceite cada 250 a 400 horas, pero al cambiar a un aceite sintético, mucho más puro y con aditivos de alta calidad que dan un rendimiento de 8000 horas tienen que poder modificar el calendario.

Típicamente las empresas tienen el programa de engrasar motores o rodamientos en un tiempo fijo de acuerdo al manual de uno de esos equipos. Cuando se aprenda calcular el momento y la cantidad correcto para engrases, se debe modificar el calendario, y especificar cuáles son engrasados con cual producto, y con qué frecuencia, como explicamos en los boletines 29 y 67.

Un programa bien hecho para una empresa tendrá un libro con los procedimientos completos para no perderse al aumentar o cambiar personal. Asumimos que todos saben engrasar, o como aumentar aceite a una máquina, pero la experiencia que tenemos con análisis de aceite muestra que, in la práctica, esto es lejos de la verdad.

Hay vehículos y maquinaria que tiene mantenimiento basado en horas de uso. Si las máquinas no tienen horómetros, no pueden tener buen mantenimiento, ni se puede controlar el mantenimiento. Todos los meses analizamos aceite usado para empresas que no tienen idea cuanto tiempo de uso tienen esos aceites. Así que podemos decir que contaminado está, y cuánto hay de desgaste en total, pero no por cada mil horas o proyectar una vida útil del aceite ni el equipo.

Observamos que hay equipos agrícolas que hacen reparaciones profundas a las 8 mil horas de trabajo. Nosotros sugerimos que tengan un buen plan de mantenimiento que garantiza llegar y sobrepasar las 25 mil horas de trabajo sin tocar el motor, atendiendo a la calidad del aceite y a las prácticas buenas que llevan a un mínimo desgaste del equipo. Claro que para llegar a 25 mil horas hay que empezar de nuevo. Muchos dueños indican que su equipo ya está viejo o muy usado y que el plan no servirá, y efectivamente si comienza hoy mismo con un nuevo plan seguramente no llegará a las 25 mil horas, pero lo que pueda extender será ganancia pura para ese empresario. Es decir, si llega a las 20 mil, 16 mil o 13 mil horas ya tendrá un ahorro importante. Entonces cada día que retrase su decisión provocará pérdida de dinero por tardar y procrastinar.

Las inspecciones son criticas

Aquí tenemos la foto de una pared exterior de un hospital. Esperamos que el mantenimiento interno sea mejor, pero vemos el crecimiento de moho en la pared alrededor de una cañería de drenaje del agua de condensación del aire acondicionado. Aparentemente se partió la cañería hace rato y bota el agua desde arriba, manteniendo la pared húmeda.

Por la cantidad de moho crecido, parece que han recorrido muchos meses con este defecto. A esta altura, no solo tendrán que limpiar el moho, pero tendrán que pintar la pared.

¿Será que el personal de mantenimiento no observó esto? ¿Y el administrador del hospital? ¿Cuántos doctores, enfermeros, laboratoristas, y otro personal pasaron por esta pared entre el estacionamiento y la puerta principal sin observar y/o reportar el problema?

No creo que sea un problema de presupuesto porque ellos tienen una entrada de 15 mil millones de dólares norteamericanos por año.

Acciones son más importantes

En el ejemplo arriba, debemos suponer que alguien observó el problema y lo reportó. También creo que podemos asumir que hay los fondos para comprar el acople para reconectar la cañería, ya que cuesta menos que un dólar. Y podemos contar con lo que el hospital tenga productos de limpieza que podían haber matado el moho antes de crear tanto problema.

¿Entonces donde falló el mantenimiento? Alguien tiene que ser responsable, y el administrador del hospital no puede escapar de esa responsabilidad, aunque delega la tarea o todo el sistema de mantenimiento a un sector específico. Espero que el mantenimiento de equipos médicos no sufra del mismo problema.

Tal vez por no ser un ítem crítico, han ido postergando, pero ¿hasta cuándo? Todo tiene que tener límites, y alguien tiene que tener la responsabilidad.

Resumen

Hay muchas cosas que se debe ser en el momento en lugar de planificarlos para la famosa mañana que nunca llega. Un programa de mantenimiento evita muchos problemas, pero siembre habrá algo para hacer, sea en el momento o más tarde.

La clave es no dejar pasar el tiempo. Nunca se soluciona un problema de reparación solo. Solo se empeora. Si miramos los autos que andan por la calle hoy en nuestro recorrido, seguramente encontraremos vehículos andando con un perno de rueda rota, donde toda la fuerza pasa a los sobrantes. O tal vez una luz rota, donde entra agua para dañar el sistema eléctrico.

Al llegar a nuestra casa debemos mirarla con diferentes ojos, buscando lo que hemos dejado de notar por procrastinar tanto tiempo que se volvió “normal”.

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